Tinjauan Manajemen

Sebagai unit kerja penunjang pelaksana akademik Universitas Brawijaya (UKPPA-UB) yang bersandar pada sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka UB Press senantiasa melaksanakan tinjauan manajemen setiap akhir tahun, hal ini dilakukan sebagai evaluasi kinerja selama 1 tahun agar tercapainya pemenuhan mutu sesuai dengan standard (harapan).

Pada siklus 4, nilai yang didapat oleh UB Press terhadap kepatuhan lingkup AIM masih rendah jika dibandingkan dengan unit kerja lainnya yang ada di lingkungan UB. Namun dengan terus melakukan pembenahan organisasi dan menindaklanjuti temuan–temuan pada AIM siklus 4, maka pada lingkup AIM siklus 5 nilai kepatuhan UB Press telah membaik. Sehingga kini nilai UB Press tidak kalah bersaing dengan unit kerja lain yang ada di lingkungan UB, data terlampir.

Pada tanggal 17 Oktober 2013 lalu, UB Press telah menjalani AIM (Audit Internal Mutu) dari PJM. Secara garis besar, UB Press telah berhasil menindaklanjuti temuan–temuan pada siklus AIM yang lalu dan ada temuan minor baru yang perlu untuk ditindaklanjuti juga. Selain diaudit oleh auditor internal AIM, UB Press juga telah diaudit oleh auditor eksternal, yaitu Tim asesor LRQA pada tahun 2012, sehingga UB Press berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008, dan kemungkinan akan diaudit lagi pada akhir tahun 2014, hal ini sebagai bukti bahwa UB Press harus mampu mempertahankan standard mutu manajemen yang telah dibangun selama ini guna mewujudkan visinya sebagai penerbit elektronik pertama & terbesar di Indonesia.

Hal yang telah dilakukan pada tahun 2013 yang terkait perbaikan sistem/proses adalah dilakukannya pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. Hasil dari pengukuran kepuasan pelanggan ini dirasa cukup memuaskan, yaitu berada pada angka 63 (nilai B). Yang artinya bahwa pelanggan merasa puas dengan sistem pelayanan yang diberikan oleh UB Press.

Pada bagian administrasi dan keuangan, UB Press terus berbenah dengan program prioritas di tahun 2014 adalah sistem dokumentasi, sistem pengelolaan keuangan mandiri, dan sistem penetapan tarif. Sedangkan pada bagian distribusi, penjualan, dan sistem stock juga menjadi fokus utama bidang pemasaran UB Press. Untuk distribusi dan penjualan selama tahun 2013 tidak mengalami kendala yang cukup berarti, terbukti dengan meningkatnya omzet penjualan UB Press.

Dalam bidang pengembangan bisnis, pelatihan dan penguatan brand image serta brand awareness terus dilakukan oleh tim UB Press. Demikian juga dengan customer feedback, karena kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama dalam sebuah organisasi. Dan dalam bidang digitalisasi buku juga terus ditingkatkan, hal itu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan yang terjadi selama ini, diharapkan dengan banyaknya buku yang telah dikonversi ke dalam bentuk digital (e-book), maka proses penyebaran pengetahuan diharapkan semakin cepat karena memakai laman web/website, dan ini juga akan mempengaruhi kinerja bagian distribusi dan pemasaran UB press.

Dan yang terakhir sebagai jantungnya kegiatan proses bisnis di UB Press, bidang redaksi juga terus memperbaiki kinerjanya, karena semua proses mulai pracetak sampai cetak berpusat di sini, dan untuk menunjang kebutuhan cetak, khususnya dummy book, maka UB Press telah mengajukan permohonan mesin cetak digital ke Universitas Brawijaya. Akhirnya semua berharap dengan adanya tambahan sarana dan prasarana tersebut, maka kualitas dan kinerja UB Press akan terus meningkat.